POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Generalidades
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de QUINTAS DE LA VIRGEN S.A.S (en adelante, la ENTIDAD), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Responsable
La ENTIDAD es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, domiciliada en VITERBO, CALDAS, con personería jurídica reconocida por el Gobierno Nacional mediante NIT 901470484-5, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Mall Quintas de la Virgen Local 69 Viterbo Caldas
Teléfono: 321-818-5224
Correo electrónico: nuvaconstructora7@gmail.com
Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
Principios: Legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de la ENTIDAD se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil).
En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la ENTIDAD puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.
Según la naturaleza de cada base, podrán incluirse datos específicos requeridos para la finalidad correspondiente. En bases de empleados y contratistas podrá incluirse información sobre historia laboral y académica y datos sensibles requeridos por la relación (p. ej., fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).
La información sensible solo se tratará con autorización previa del titular, conforme a los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.
Tratamiento
La información contenida en las bases de datos de la ENTIDAD es sometida a operaciones de recolección, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, organización, intercambio, actualización, procesamiento y reproducción, de forma parcial o total y en cumplimiento de las finalidades establecidas en este documento.
La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a [entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, aliados, etc.] con el fin de cumplir las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, tales transferencias se realizarán previa suscripción de compromisos adecuados de confidencialidad y seguridad.
La información personal —incluida la sensible— podrá ser transferida o transmitida a terceros países[independientemente del nivel de protección de su normativa local], adoptando las medidas necesarias para salvaguardar los datos. En cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podrá suministrar información a autoridades judiciales o administrativas competentes.
La ENTIDAD velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que el Tratamiento esté previamente autorizado y fundado en el interés superior del menor.
Finalidad
La información recolectada tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo del objeto de la ENTIDAD, así como el cumplimiento de deberes legales (contables, societarios y laborales, entre otros).
La información de clientes, proveedores, socios y empleados (actuales o pasados) se conserva para facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
La información de [actores del sector/mercado en el que participa la ENTIDAD] se almacena para ejecutar actividades propias del objeto social, en particular el desarrollo, planeación e implementación de programas, proyectos, planes, políticas, contratos o convenios necesarios para [describir finalidad sectorial, p. ej., promover la actividad de __ en __].
Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o los Encargados.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepciones legales.
Ser informados, previa solicitud, del uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
Obligaciones de la entidad
La ENTIDAD deberá:
Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de las autorizaciones otorgadas.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar y rectificar la información cuando corresponda, informando oportunamente al Encargado.
Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir a los Encargados el respeto de condiciones de seguridad y privacidad.
Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado cuando cierta información se encuentre en discusión por parte del Titular.
Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones de seguridad que impliquen riesgos para la administración de la información.
Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Persona o área responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales deberá enviarse a:
Entidad: QUINTAS DE LA VIRGEN S.A.S
Dirección: Mall Quintas de la Virgen local 69 Viterbo Caldas
Correo electrónico: Nuvaconstructora7@gmail.com
Teléfono: 321-818-5224
+Procedimientos de presentación y respuesta a consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar sus datos personales.
Presentación: Por escrito o por correo electrónico a los datos de la Sección 9.
Término de respuesta: Hasta diez (10) días hábiles siguientes a la recepción.
Si no es posible atender en dicho término, se informará el motivo del retraso y la nueva fecha, sin exceder cinco (5) días hábiles adicionales.
Procedimiento para quejas y reclamos (corrección, actualización o supresión)
Presentación: Por escrito o por correo electrónico, indicando al menos: (i) Identificación del Titular, (ii) Descripción de los hechos, (iii) Dirección de contacto, (iv) Documentos de soporte.
Requerimiento por incompletitud: Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanarlo dentro de cinco (5) díassiguientes a su recepción. Si en dos (2) meses no se atiende el requerimiento, se entenderá desistido.
Traslado por no competencia: Si quien recibe no es competente, trasladará el reclamo al competente en máximo dos (2) días hábiles e informará al interesado.
Leyenda en la base de datos: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite”y su motivo en máximo dos (2) días hábiles, hasta su decisión.
Término de respuesta: Máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se informará el motivo y la nueva fecha, sin exceder ocho (8) días hábiles adicionales.
Vigencia de la base de datos
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ENTIDAD estarán vigentes a partir del12 de septiembre del año 2025]. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por la ENTIDAD se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ENTIDAD o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular.